Blog

Identificarea și contractarea unor servicii de contabilitate și asistență în domeniul financiar reprezintă o decizie de afaceri vitală, ca urmare trebuie să vă înarmați cu întrebările potrivite.

În acest articol, parte din seria „Ghidul antreprenorului debutant„, am descris câțiva dintre pașii tipici pe care trebuie să îi aibă în vedere orice antreprenor, înainte de a decide cu privire la furnizorii de servicii de contabilitate.

De cele mai multe ori, prima întrebare pe care mi-o adresează proaspeții antreprenori cu care interacționez din postura de formator este aceasta: „Îmi poți recomanda un contabil bun pentru afacerea mea?” Totuși, un răspuns adecvat la această întrebare necesită, cu siguranță, mult mai mult decât o simplă afirmație, urmată de un nume.

Dacă sunteți proprietari ai unei microîntreprinderi, alegerea contabilului este probabil una dintre primele și cele mai importante hotărâri pe care va trebui să le luați. O alegere potrivită vă va salva ulterior timp și bani, venind în sprijinul dezvoltării afacerii, în timp ce una mai puțin inspirată, s-ar putea să vină cu o serie de costuri nebănuite, mai ales în contextul unui cadru legislativ imprevizibil și interpretabil, cum este cel ce guvernează mediul de afaceri românesc.

Totuși, în contextul în care poate nu sunteți pe deplin familiarizați cu domeniul financiar, iar piața locală a serviciilor de contabilitate este una relativ eterogenă, alegerea se poate dovedi o provocare. Care ar fi, în acest caz, acele întrebări care v-ar putea ghida înspre partenerul ideal pentru afacerea voastră?

Recomandările

În măsura în care vă este la îndemână, încercați să solicitați recomandări de la alți antreprenori cu experiență, preferabil din același domeniu în care urmează să vă desfășurați activitatea. Înainte de a da curs recomandării, ar putea fi oportun să cereți detalii despre colaborarea lor cu acești specialiști:

• De câți ani lucrează cu aceștia? Ce i-a făcut să fie mulțumiți de colaborare?
• Au existat și incidente sau erori? Dacă da, cum au fost acestea gestionate?
• În perioada colaborării, care a fost frecvența interacțiunii și cum a decurs aceasta?
• Perioada în care au apelat la respectivele servicii, a fost verificată de un terț, cum ar fi o societate de audit, sau a trecut printr-o revizuire a unui alt specialist sau printr-o inspecție fiscală de fond?

În special răspunsul la această ultimă întrebare este foarte relevant, întrucât simplul fapt că nu au fost identificate obligații suplimentare de plată până în prezent, nu înseamnă că acestea nu pot surveni în cazul unor verificări ulterioare, atât timp cât perioada este în cadrul termenului de prescripție.

Reputația celor recomandați poate fi apoi verificată și din surse terțe, obiective. O simplă căutare vă poate ajuta să aflați informații despre notorietatea, pro-activitatea și grija pentru corecta diseminare a noutăților din domeniu manifestată de cei recomandați. De asemenea, e posibil să puteți vedea și testimoniale ale altor clienți cu privire la calitatea relației și a serviciilor oferite, precum și informații despre eventualele riscuri de asociere.

Verificarea acreditării și a calificărilor

În primul rând, este esențial să verificați că specialiștii la care veți apela sunt autorizați să vă ofere servicii de contabilitate sau consultanță în domeniul financiar și că îndeplinesc în prezent toate condițiile necesare pentru a oferi aceste servicii pe teritoriul României. În acest sens, puteți verifica prezența lor în listele permanent actualizate cu membrii principalelor organisme profesionale din România (care se regăsesc pe website-ul acestor instituții), în funcție de serviciile specifice la care apelați : Corpul Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România (CECCAR), Camera Consultanților Fiscali (CCF), Camera Auditorilor Financiari din România (CAFR).

Deși simpla acreditare este departe de a constitui o garanție a calității, aceasta este o condiție minimă obligatorie pentru a colabora cu o persoană care posedă competențele necesare și își poate asuma răspunderea unor astfel de servicii din perspectivă contractuală. În lipsa acestei acreditări, riscurile sunt foarte mari, fiind accentuate de lipsa asigurării de răspundere civilă profesională obligatorie în acest domeniu, care vă poate proteja în condițiile în care, în cadrul colaborării, survin erori cauzatoare de prejudicii (de exemplu amenzi pentru neconformare sau obligații fiscale suplimentare).

Pe lângă acreditarea care limitează, în mod normal, accesul în profesie, ar putea fi util să vedeți în ce măsură contabilul sau ceilalți specialiștii recomandați dețin și alte calificări recunoscute la nivel internațional. Printre acestea, cele mai cunoscute și apreciate sunt următoarele: membru ACCA (Association of Chartered Certified Accountants), CIMA (Chartered Institute of Management Accountants), CFA (Chartered Financial Analyst). Astfel de calificări sunt de obicei atestatul unei bogate experiențe practice, în lipsa căreia nu pot fi finalizate, precum și al unui interes permanent pentru educație și perfecționare profesională, cu asumarea costurilor aferente.

Experiența relevantă

În cadrul primei întâlniri pe care o veți avea cu persoana recomandată, nu vă sfiiți să adresați întrebări despre vechimea sa în cadrul profesiei, despre mediul în care s-a dezvoltat profesional și despre experiențele concrete cu alți clienți din domeniul în care urmează să vă desfășurați activitatea.

Din perspectiva seniorității în profesie, în cazul în care veți colabora cu o societate de contabilitate, audit și/sau consultanță, nu este relevantă doar experiența profesională a firmei și a fondatorilor, ci și a celor cărora li se va delega gestiunea contului vostru de client. Ideal ar fi să vă asigurați că persoanele implicate în prestarea efectivă a serviciilor au cel puțin 3 ani de experiență în domeniu și beneficiară de supravegherea adecvată a unor specialiști cu peste 5 ani vechime. Nu uitați să stabiliți modalitățile de comunicare și o persoană unică de contact.

Comunicarea cu contabilul și specialiștii din domeniul financiar

În ceea ce privește stilul dezirabil de comunicare cu specialiștii din domeniul financiar, este de așteptat că va conta foarte mult și stilul personal al celui care ia decizia de contractare. Preferințele variază de la opțiunea pentru comunicare profesională succintă, relativ formală și bine structurată până la dorința de a avea în contabil un partener informal care să contribuie la creșterea gradului personal de educație financiară, prin comunicare frecventă și detaliată, într-un limbaj accesibil nespecialiștilor.

Pe cât posibil, așteptările cu privire la conținutul, frecvența și căile de comunicare preferate trebuie să fie prezentate clar, înainte de achiziția serviciilor, urmând a fi incluse în contract.

Trecând dincolo de stilul de comunicare, prima interacțiune față în față cu specialistul este o bună oportunitate de a testa disponibilitatea acestuia de a răspunde la întrebări specifice privind aspecte tehnice, legislative, din domeniul vostru, iar pentru ca acest demers să fie eficient, este important să vă duceți bine pregătiți la întâlnire. Puteți astfel să verificați gradul de familiarizare cu specificul domeniului, dar și deschiderea, răbdarea și capacitatea de a formula explicații pe înțelesul vostru, folosind un vocabular adecvat circumstanțelor proprii.

Întrucât riscul de apariție a unor erori pe perioada colaborării este destul de mare, având în vedere provocările specifice acestui domeniu în România, generate de presiunea schimbărilor frecvente și tardive ale aspectelor legate de reglementare și raportare, poate fi oportun să întrebați care este viziunea contabilului asupra colaborării privind soluționarea incidentelor și să urmăriți în ce măsură există deschidere în asumarea transparentă a erorilor și rezolvarea constructivă a oricăror probleme.

Prețul serviciilor 

Pentru a putea obține un raport bun calitate/preț, recomandarea este să vă îndreptați către entități care sunt apropiate de dimensiunea afacerii voastre. În acest fel, este de așteptat să obțineți cotații ale serviciilor care se pot încadra în bugetul vostru, fără a veni cu un compromis nerezonabil în ceea ce privește calitatea.

În cazul în care alegeți să colaborați cu un contabil independent, asigurați-vă că acesta are la îndemână soluții de rezervă pentru continuitatea activității dacă intervin situații de absență temporară sau incapacitate de muncă și că aceste soluții răspund exigențelor voastre.

Pentru a avea control asupra bugetului alocat, negociați de la bun început valoarea concretă a serviciilor oferite cu caracter regulat, iar în cazul celor ocazionale, prestate pe bază de rată orară, agreați un mecanism de pre-aprobare a prestării, bazat pe cotații individuale. În caz contrar, e posibil să vă asumați servicii asupra cărora nu veți avea un control, putând afla sumele facturate doar ulterior prestării.

În măsura în care circumstanțele inițiale ale afacerii voastre se modifică în timp, este firesc să vă așteptați la o renegociere a onorariilor percepute de către furnizor, pentru a reflecta volumul crescut de activitate (volumul lunar de tranzacții, complexitatea crescută a operațiunilor, creșterea numărului de angajați) și riscul fiscal aferent.

Atenție!

În niciun caz nu acceptați oferirea serviciilor de contabilitate în lipsa unui contract sau fără contrapartidă, chiar dacă apelați la un cunoscut, întrucât riscurile financiare pe care vi le asumați în acest caz vor depăși semnificativ onorariile tipice aferente acestor servicii.

Varietatea serviciilor

Un alt aspect pe care trebuie să îl abordați în cadrul întâlnirii/lor anterioare contractării se referă la serviciile prestate.

O neînțelegere frecventă survine din supra-estimarea serviciilor tipice ce urmează a fi prestate în cadrul contractelor de contabilitate primară. Apoi, acestea includ, în mod specific, doar preluarea documentelor de bază ale tranzacțiilor lunare și înregistrarea acestora în contabilitatea entității, conform reglementărilor contabile și fiscale, urmată de depunerea declarațiilor aferente activității. Uneori, nici acest ultim pas nu este inclus în totalitate, putând exista declarații care ies din responsabilitatea contabilului sau urmează să facă obiectul unui tarif suplimentar.

Serviciile adiționale care pot face obiectul contractului, putând fi negociate în cadrul aceluiași onorariu sau (cel mai frecvent), în cadrul unui onorariu distinct, pot să includă, cu titlu de exemplu:

• diverse înregistrări pentru modificarea vectorului fiscal, la solicitarea contribuabilului (de ex.  înregistrarea ca plătitor de TVA prin opțiune, înregistrarea ca angajator);
• servicii de gestiune a resurselor umane (de ex. redactări de diverse cereri și decizii, menținerea și actualizarea datelor din Revisal, transmitere de pontaje și fluturași de salariu etc.);
• consultanță contabilă și fiscală (supusă anumitor limitări din perspectiva criteriilor de independență);
• întocmirea, depunerea și urmărirea cererilor de rambursare adresate ANAF, DGITL, CNAS;
• depunerea solicitărilor pentru obținerea anumitor documente emise de autorități, necesare în activitatea contribuabilului (de ex. fișe analitice de plătitor, atestate fiscale, certificate de rezidență fiscală etc.)
• servicii de informare standard sau adaptate clientului privind noutățile legislative cu impact potențial asupra afacerii voastre.

De obicei, serviciile care țin de gestiunea internă (bugetare, prognoze de cash flow, analiza financiară periodică a anumitor indicatori de performanță și eficiență) cad în seama altor specialiști din domeniul financiar, însă sunt situații specifice în care programele de contabilitate mai sofisticate pot automatiza (cel puțin parțial) acest proces, în baza datelor contabile, făcându-vă misiunea de manager financiar mai ușoară.

Răspunderea contractuală 

Deși contabilii pot răspunde pentru eventualele prejudicii cauzate clienților lor, din erori sau neglijență, în virtutea Legii contabilității, este probabil ca majoritatea contractelor să includă clauze specifice de limitare a acestei expuneri. De obicei, limitarea răspunderii va fi raportată la cuantumul onorariilor negociate, cel mai adesea având un prag dublu sau triplu față de acest nivel. Dacă există, asigurați-vă că limita respectivă este suficient de mare pentru a vă proteja în cazul apariției unor incidente ulterioare.

Terminarea contractului

În măsura în care este posibil să nu fiți totuși pe deplin mulțumiți de colaborare, este bine să includeți în contract termeni clari care permit încetarea prin notificare unilaterală, formulată cu un termen de 30 de zile înainte și să menționați cum urmează să fie transmisă această notificare.

Atenție!

Este bine să prevedeți printr-o clauză distinctă ca în cazul rezilierii contractului, contabilul să vă predea toate documentele care vă aparțin (inclusiv ultimele rapoarte contabile semnate), precum și o copie electronică a bazei de date din programul de contabilitate folosit. În acest caz, puteți evita costurile foarte mari în cazul schimbării furnizorului de servicii de contabilitate.

Sigur, acestea nu sunt singurele aspecte relevante în alegerea unui contabil, dar sper să vă ajute să alegeți cât mai bine, în cunoștință de cauză.

* Notă copyright: Preluarea textului acestui articol, parțial sau integral, fără permisiunea expresă a autorului sau fără citarea specifică a sursei, însoțită de link la acest articol este sancționabilă, fiind supusă reglementărilor privind respectarea drepturilor de proprietate intelectuală.  

Toate drepturile rezervate Positive Projects SRL, 2019